시험문서 기본용어 사전

· 2026. 8. 10. 오후 7:49:23 · 조회 12

문서 하나가 결재선을 타고 움직이는 동안 여러 단어가 붙는다. 기안, 협조, 전결, 시행, 공람 같은 말은 관공서에서 매일 쓰이는데 정작 정확한 뜻을 짚어보면 헷갈리는 경우가 많다. 실제 법령(행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정, 정부공문서규정)에 나오는 정의를 기준으로 문서 처리 순서대로 정리했다. [기안과 검토] 기안은 처리과에서 문서 초안을 만드는 단계다. 담당자가 기안을 하면 결재권자에게 바로 가는 게 아니라 보조기관이나 보좌기관의 검토를 먼저 거친다. 검토자는 결재선 안에 있는 사람이라 내용을 고치거나 반려할 수 있다. 협조는 검토와 다르다. 관련 있는 다른 부서의 의견을 구하는 절차일 뿐 결재선 위에 있는 게 아니다. 그래서 협조를 요청받은 부서는 원칙적으로 문서를 반려하거나 내용을 직접 수정할 권한이 없다. 의견만 붙여서 돌려보내는 자리다. [전결과 대결] 전결은 위임전결 규정에 따라 원래 최종결재권자가 아닌 사람이 위임받은 권한으로 대신 결재하는 것이다. 전결로 처리된 사항은 상위 결재권자가 직접 결재한 것과 똑같은 효력을 가진다. 결재란에는 실제 결재권자 이름 대신 "전결"이라고 표시한다. 대결은 성격이 다르다. 결재권자나 전결권자가 휴가 등으로 자리를 비웠을 때 지정된 대리인이 대신 결재하는 것이다. 이 경우 결재란에 "전결" 또는 원래 결재권자 표시를 하고, 실제로 서명한 대결권자의 결재란에는 "대결"이라고 적은 뒤 서명 날짜를 함께 표시한다. 나중에 원래 결재권자가 돌아오면 내용을 알려야 한다. [결재와 시행] 결재는 결재권자가 전자이미지서명이나 행정전자서명 방식으로 문서를 승인하는 행위다. 이 순간 문서가 공문서로서 성립한다. 결재를 받은 문서 중 밖으로 내보내야 하는 것은 시행문으로 따로 작성해서 발신한다. 발신 명의는 그 행정기관의 장으로 하고, 원칙적으로 관인을 찍어야 정식 효력이 생긴다. 다만 관인생략 대상으로 정해진 문서는 관인 없이도 발신할 수 있다. [접수와 배부] 접수는 밖에서 들어온 문서를 문서과가 받는 단계다. 문서과는 접수한 문서를 실제로 처리할 부서, 즉 처리과로 나눠주는데 이 단계를 배부라고 한다. [공람, 결재는 아니지만 봐야 하는 것] 공람은 결재선과는 별개다. 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제18조제4항은 "처리담당자는 문서인 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다"고 정해두고 있다. 즉 처리 담당자가 정한 범위의 사람들에게 문서를 보여주는 절차이지, 그 사람들의 승인을 받는 절차가 아니다. 그래서 공람한 사람에게는 책임이 따로 생기지 않는다. 결재자가 승인이든 반려든 판단을 내려야 하는 자리라면, 공람자는 그냥 "이런 일이 있었다"는 걸 알고 넘어가는 자리에 가깝다. 회람이라고 부르는 곳도 있는데 뜻은 같다. 이 게시판 이름도 여기서 따왔다. 결재권은 없어도, 어떤 일이 있었는지는 다 같이 볼 수 있어야 한다는 뜻으로. [편철, 이관, 보존] 처리가 끝난 문서는 그냥 두지 않고 관련 문서끼리 묶어서 문서철로 만드는데 이걸 편철이라고 한다. 보존기간이 정해져 있어서 그 기간이 지나거나 부서·기관이 개편되면 문서를 다른 기관(주로 기록물관리기관)으로 넘기는 절차가 이관이다. 그 전까지는 정해진 기간만큼 보관하는데 이 단계를 보존이라고 부른다. (참고: 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정, 정부공문서규정)

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